La pandemia dovuta al Covid-19 (alias Coronavirus) passerà probabilmente alla storia per essere stato il periodo storico che più di tutti ha messo le persone in contatto con la tecnologia e, allo stesso tempo, con se stessi.
In particolare, i mondi professionale e scolastico hanno subito un avvicinamento repentino e necessario alla tecnologia che ha visto i primi test collettivi di lezioni online e di meeting a distanza. Molti di questi strumenti nel settore tecnologico sono estremamente conosciuti, ma, per chi si fosse trovato nel ciclone impreparato, abbiamo deciso di preparare una serie di piccoli articoli con gli strumenti tecnologici utili da utilizzare durante una pandemia.
Oggi parliamo di piattaforme di collaborazione, strumenti fondamentali per tenere in contatto i team e per gestire i progetti in sviluppo senza rallentare il proprio business.
Cos’è una piattaforma di collaborazione
Una piattaforma di collaborazione è un’app che permette di lavorare in team pur stando a distanza. Le piattaforme di collaborazione permettono di gestire:
- call video e audio per aggiornamenti in tempo reale sullo stato dei lavori;
- chat divise per argomento per non perdere mai dettagli importanti sul progetto;
- inserimento dei componenti del proprio team con autorizzazioni diverse (gli utenti possono accedere solo ad alcune chat, non possono vedere tutti i file o possono solo leggere ma non scrivere) e solo all’interno delle chat o delle call che sono di loro interesse;
- raccolta dei file condivisi all’interno del team per non perdere mai più quel documento che stiamo cercando ma che guarda caso non riusciamo più a trovare;
- condivisione degli appuntamenti su un calendario;
- gestione delle liste di cose da fare (task) con assegnazione ad uno specifico utente e possibilità di dettagliare la richiesta.
Esistono probabilmente decine di piattaforme di questo genere. Noi di Ars abbiamo scelto per voi le migliori sul mercato, sia free che a pagamento.
Slack
Slack è di certo una delle piattaforme lavorative più famose in circolazione. Permette di creare stanze virtuali dove più persone potranno discutere, condividere file ed effettuare chiamate di gruppo.
Questa piattaforma cerca di sostituire esattamente il comportamento che viene reso impossibile dallo smart working, ossia il poter chiedere qualcosa al collega di fianco a noi. Con Slack non vi sarà mai sembrato così facile alzarvi e fare una domanda ad un vostro collega, ma adesso lo potrete fare seduti comodamente alla vostra scrivania e lasciandogli un messaggio o chiamandolo comodamente dal vostro laptop.
Il sistema prevede inoltre connessioni con tantissime app esterne (Google Drive, Dropbox, Trello, ecc…). Prevede un piano free di utilizzo per piccoli team o delle tariffe mensili molto competitive per team più grandi.
Azienda con tanti dipendenti?
Bisogna pagare, ma evidentemente ve lo potrete permettere.
Demo: https://slackdemo.com/?vst=5jqh1xufyaeopmgpny8xg1vkl#Team
Sito web: https://slack.com/intl/en-it/
Tariffe: https://slack.com/intl/en-it/pricing
Discord
Probabilmente una conoscenza di vostro figlio adolescente. Discord nasce come piattaforma per videogiocatori. Permette di creare server privati con all’interno canali di conversazione, scambio file, chat vocali rapide e gestione dei ruoli utente (con la possibilità di controllare le attività che stanno svolgendo i membri del team in tempo reale).
Sembra di avere Slack, gratuito, con un’interfaccia più fresca e giovane. Noi di Ars abbiamo scelto questa soluzione per il nostro ufficio. Speriamo possa essere la soluzione anche per te!
Sito web: https://discordapp.com/
Tariffe: Gratuito
Microsoft Teams
Uno degli ultimi prodotti Microsoft, in Italia sembra essere il più amato da scuole e università per fare lezioni a distanza.
Si rivela essere anche uno dei prodotti più completi per quanto riguarda la collaborazione a distanza per i team di lavoro. Scopriamo le sue funzioni nel dettaglio:
- creazione di team con autorizzazioni diverse per ogni utente;
- registrazione di una propria rubrica di contatti;
- creazione di stanze tematiche;
- creazione rapida di videochiamate con numerosissime persone, condivisione schermo e chat integrata;
- sezione di gestione dei file caricati sulla piattaforma;
- collaborazione su documenti Microsoft Office.
Probabilmente una delle migliori piattaforme in circolazione e in continua evoluzione. Con il massiccio utilizzo da parte della Pubblica Amministrazione in ambito scolastico potrebbe essere una delle piattaforme a crescere maggiormente nel breve termine.
Sito web e tariffe a fondo pagina: https://products.office.com/it-it/microsoft-teams/free?market=it
Nextcloud
Una sorpresa che il team di Ars sta proponendo a molti dei suoi clienti con esigenze particolari. Forse una delle piattaforme di collaborazione e gestione del lavoro Open Source più complete grazie a:
- calendario appuntamenti di lavoro;
- gestione delle cose da fare del proprio team;
- gestione dei team;
- videochiamate in tempo reale;
- gestione dei file (in stile Dropbox o Google Drive);
- creazioni di accessi limitati per i propri clienti;
- possibilità di creare il proprio Nextcloud su un proprio server;
- modifica di documenti di lavoro simil Microsoft Office;
- gestione dei propri indirizzi e-mail di lavoro;
- gestione e condivisione dei contatti di lavoro.
Oltre a tutte queste funzioni della versione base è possibile installare plugin da una libreria con centinaia di funzionalità per ogni settore sviluppate sia dal team di Nextcloud che da ingegneri esterni.
Se foste interessati ad installarla correttamente, Ars Digitalia offre anche un servizio di assistenza in tal senso, compreso di brandizzazione del prodotto (ossia la possibilità di avere una piattaforma basata su Nextcloud ma con il logo della vostra azienda).
Sito web: https://nextcloud.com/
Demo: https://try.nextcloud.com/
Tariffe: Gratuito, da installare su un proprio server
Lavorare a distanza con le piattaforme di collaborazione è possibile
Noi di Ars crediamo nel lavoro a distanza, dall’inizio della nostra avventura abbiamo sempre avuto collaboratori in altre città e piattaforme di collaborazione come queste ci hanno fatti arrivare dove siamo adesso. Ad inizio anno avevamo già previsto in questo articolo che tutte le società avrebbero avuto necessità di affrontare la Digital Transformation; quel momento è arrivato.